KVKK

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

Kılıç Turizm Taşımacılık İnşaat Otomotiv Ticaret ve Sanayi Ltd. Şti.

Mersis No: 0553005205500011

Adres: Hürriyet Mah. Fırat Cad.No:48/A Melikgazi/ KAYSERİ

İçindekiler

1. GİRİŞ....................................................................................................................................... 4

1.1  Amaç................................................................................................................................. 4

1.2  Kapsam............................................................................................................................. 4

1.3  Kısaltmalar ve Tanımlar...................................................................................................... 4

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI.................................................................................... 7

3. KAYIT ORTAMLARI................................................................................................................... 8

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR........................................................................... 8

4.1  Saklamaya İlişkin Açıklamalar.............................................................................................. 8

4.1.1  Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler......................................................................... 9

4.1.2  Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları......................................................................... 9

4.2  İmhayı Gerektiren Sebepler............................................................................................. 10

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER.................................................................................................... 10

5.1  Teknik Tedbirler............................................................................................................... 10

5.2  İdari Tedbirler.................................................................................................................. 12

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ......................................................................................... 12

6.1  Kişisel Verilerin Silinmesi.................................................................................................. 12

6.2  Kişisel Verilerin Yok Edilmesi............................................................................................. 13

6.3  Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi........................................................................... 13

7.   SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ................................................................................................ 14

8.   PERİYODİK İMHA SÜRESİ........................................................................................................ 15

9.   POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI..................................................................... 15

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU.............................................................................. 15

1.  GİRİŞ

1.1   Amaç

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Kılıç Turizm Taşımacılık İnşaat Otomotiv Ticaret ve Sanayi Ltd. Şti.(“Şirket”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Şirket; Stratejik Planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2   Kapsam

Şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3    Kısaltmalar ve Tanımlar

2.   SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

 
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

 
4.1  Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Şirketin faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

 Şirkette, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

·      6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

·      6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

·      5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

·      5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu YayınlarYoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

·      6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

·      4857 sayılı İş Kanunu,

·      2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu,

·      5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,

·      2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu

·      İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkinYönetmelik,

·      Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

·      - Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·      - Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

·      - Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·      - Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

·      - Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

·      - Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

·      - Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

·      - İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·      - İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·      - İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

·      - İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·      - İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·      - Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·      - Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·      - Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

·      - Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi - Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·      - Talep / Şikayetlerin Takibi

·      - Ücret Politikasının Yürütülmesi

·      - Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temin

4.2   İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

·      İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

·      İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

·      Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

·      Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,

·      Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

·      Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 5.  TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

 
5.1   Teknik Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

-  Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.

-  Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

-  Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.

-  Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

-  Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

-  Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

-  Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

-  Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

-  Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.

5.2    İdari Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

·      Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, 657 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.

·      Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.

·      Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.

·      Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.

·      Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

·      Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

 6.  KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1   Kişisel Verilerin Silinmesi

 Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.

 Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo-4’te verilen yöntemlerle yok edilir.

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

 Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

7.       SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

Ø   Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

Ø   Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

Ø   Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Şirket tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Veri Güvenliği ve Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığı tarafından yerine getirilir.

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu